Kaip suskirstyti svarbius dalykus
Retai svarbiausi yra tie sprendimai, kuriems praleidžiame daugiausiai laiko. Ne visiems sprendimams reikia to paties proceso. Kartais bandant įvesti tą patį procesą visiems sprendimams kyla sunkumų nustatant, kurie iš jų yra svarbiausi, užklumpa mus ir pabrėžia stresą.
Pamenu, kartą kovojau žvalgybos agentūroje netrukus po to, kai gavau paaukštinimą. Manęs prašė priimti per daug sprendimų. Aš niekaip negalėjau jų surūšiuoti, kad suprasčiau, kurie iš jų svarbūs, o kurie – nereikšmingi.
Padėtis susiklostė lėtai per kelias savaites. Mano darbuotojai bijojo priimti sprendimus, nes ankstesnis viršininkas juos pakabino išdžiūti, kai viskas nepavyko. Mano viršininkas, politinis skrajutė, taip pat mėgo perduoti rizikingiausius sprendimus. Todėl turėjau daugiau sprendimų, nei sugebėjau juos priimti. Dirbau vis ilgiau, kad neatsilikčiau nuo sprendimų apimties. Dar blogiau, kad laikiausi visų tų pačių procesų. Didžiausią dėmesį skyriau skubiausiems sprendimams, kaip svarbiausių sprendimų kainai.
Man buvo aišku, kad aš nesu tinkamas žmogus priimti visus sprendimus. Man reikėjo greito ir lanksčio pagrindo, kad galėčiau suskirstyti sprendimus į tuos, kuriuos turėčiau priimti, ir į tuos, kuriuos turėčiau deleguoti. Supratau, kad daugumą skubių sprendimų gali priimti komanda, nes jie buvo lengvai grįžtami ir nebuvo labai reikšmingi. Tiesą sakant, jie tapo tik skubūs, nes komanda visų pirma nepriėmė sprendimų. Kadangi skubėjau priimdamas šiuos sprendimus, stengdamasis skirti daugiau laiko svarbiems sprendimams, dariau blogesnius pasirinkimus nei komanda.
Vieną vakarą eidama namo, aš sugalvojau idėją, kurią panaudojau nuo kitos dienos, su gana gera sėkme. Aš tai vadinu Sprendimų Matrica. Tai sprendimų priėmimo „Eisenhower Matrix“ versija, padedanti atskirti, kas svarbu ir kas skubu. Tai taip paprasta, kad galite ją nupiešti ant servetėlės, o kai ją gausite, gausite.
Nors tai nepriims sprendimų už jus, tai padės greitai nustatyti, į kuriuos sprendimus turėtumėte sutelkti dėmesį.
Sprendimo matrica
Mano triaga strategija buvo paprasta. Sprendimus suskirstiau į keturias galimybes, atsižvelgdamas į priimamo sprendimo tipą.
- Negrįžtamas ir nereikšmingas
- Negrįžtamas ir pasekminis
- Grįžtamas ir nereikšmingas
- Grįžtamasis ir pasekminis
Puiku matricoje yra tai, kad ji gali padėti greitai perduoti sprendimus. Prieš pradėdami turite atlikti šiek tiek protinio darbo, pavyzdžiui, apibrėžti ir perduoti pasekmę ir grįžtamumą, taip pat kur yra neryškios linijos.
Sprendimų matrica praktikoje
Ši matrica tapo galingu sąjungininku, padėjusiu man valdyti laiką ir įsitikinti, kad nebuvau įsivėlęs į sprendimus, kur aš nebuvau geriausias žmogus, kurį apsisprendžiau.
Aš delegavau abiejų tipų nereikšmingus sprendimus. Nereikšmingi sprendimai yra tobulas polinkis ugdyti sprendimą. Tai man sutaupė daug laiko. Prieš tai žmonės kreipėsi į mane su gana lengvai priimamais sprendimais, kurių rezultatai buvo gana nuspėjami. Problema nebuvo priimant sprendimą – daugeliu atvejų tai užtruko kelias sekundes. Problema buvo 30 minučių, kurias žmogus praleido man pateikdamas sprendimą. Įgyvendindama šį vieną pakeitimą sutaupiau mažiausiai 5–7 valandas per savaitę.
Dalį to laiko investavau kartą per savaitę susitikdamas su žmonėmis, priimančiais šiuos sprendimus. Norėjau sužinoti, kokius sprendimus jie priėmė, kaip apie juos galvojo ir kaip sekėsi rezultatai. Mes taip pat sekėme senus sprendimus, kad jie matytų, kaip jų sprendimas gerėja (ar ne).
Dėl to sekantys sprendimai yra kitoks žvėris. Mano mėgstamiausi yra grįžtami ir išplaukiantys sprendimai. Šie sprendimai jus apgauna manydami, kad tai yra vienas svarbus svarbus sprendimas. Iš tikrųjų grįžtami ir išplaukiantys sprendimai yra tobuli sprendimai atlikti eksperimentus ir rinkti informaciją. Komanda ar asmuo spręs eksperimentus, kuriuos atliksime, rezultatus, rodančius, kad einame teisingu keliu ir kas bus atsakingas už vykdymą. Jie pristatys šias išvadas.
Nuoseklūs ir negrįžtami sprendimai yra tie, į kuriuos jums tikrai reikia sutelkti dėmesį. Visas laikas, kurį taupiau naudodamasis šia matrica, neleido man gurkšnoti gėrimų paplūdimyje. Verčiau investavau į svarbiausius sprendimus, tuos, kurių negalėjau pateisinti. Aš taip pat turėjau kitą taisyklę, kuri pasirodė naudinga: nebent reikėtų priimti sprendimą vietoje, kaip tai daro kai kurie operatyviniai sprendimai, pirmiausia aš žengčiau 30 minučių.
Raktas sėkmingai tai panaudoti praktiškai buvo įsitikinti, kad visi yra tame pačiame puslapyje su pasekmių ir grįžtamųjų sąlygomis. Iš pradžių žmonės kreipėsi į mane, bet vėliau, kai paaiškėjo sąlygos, jie tiesiog pradėjo spręsti.
Nors visa sprendimų, kuriuos priėmėme kaip komanda, apimtis nepakito, pasikeitė jų paskirstymas komandoje. Manau, kad aš asmeniškai priėmiau 75% mažiau sprendimų. Tačiau tikrasis smūgis buvo tas, kad visų mūsų priimtų sprendimų kokybė smarkiai pagerėjo. Žmonės vėl pajuto ryšį su savo darbu, pagerėjo produktyvumas ir sumažėjo nedarbingumo dienos (tarpai, kaip žmonės užsiima).
Išbandykite Sprendimo Matricą – ypač jei esate užkluptas ir kovojate dėl savo laiko planavimo, tai gali pakeisti jūsų darbinį gyvenimą.
Vis dar įdomu? Perskaitykite „Eisenhower Matrix: Master produktyvumą ir pašalinkite triukšmą“.